Préservation des archives de la Société
Préservation des archives de la Société
En prenant fonction comme archiviste de la Société en 1996, notre confrère Ivan Page a tout de suite été frappé par la richesse hors du commun de notre patrimoine. Il s'est aussi à juste titre inquiété du risque que couraient nos archives. Il suffirait d'un peu d'inattention pour qu'un trésor disparaisse. Contact fut ainsi pris avec " Informatique et Bible " de l'Abbaye de Maredsous en Belgique.
Une étude sur les possibilités de préservation et d'informatisation des fonds conservés aux Archives aboutit à l'établissement d'un contrat signé en 2002.
Il s'agissait de procéder en cinq ans à :
- une numérisation des Inventaires avec contrôle de balisage
- une numérisation des procès-verbaux du Conseil Général
- une numérisation des Rapports annuels
- une numérisation des conclusions des Chapitres Généraux
- et au microfilmage de la totalité des diaires conservés.
Le travail a pu commencer en janvier 2003. Il a été décidé de s'atteler en priorité à la préservation des diaires (environ 2.000 cahiers de formats et volumes très variables, représentant probablement de 400 à 500.000 pages).
Ce travail comporte quatre phases : la vérification de l'inventaire des diaires, la photographie numérique des cahiers, le transfert et la réduction des images numériques sur microfilms (réalisés dans un laboratoire aux USA) et l'insertion des indications d'emplacement sur microfilm dans l'Inventaire.
Par de nombreux déplacements de Maredsous à Rome, Fr. Poswick, osb, et Mlle Yolande Juste, d'I&B, (photo à gauche) ont déjà, à ce jour, réalisé quelques 91230 photos numériques, ce qui représente environ 55 % du travail.
Voici une photo tirée du cahier 3 des diaires de Mpala (Congo) de 1900-1935. J'ai pensé que la première page de 1905 était de circonstance 100 ans plus tard en 2005Pour l'année 2005, sont envisagés l'achèvement de 75% des photographies de diaires et la mise sur microfilms de 60 à 70 % de ces images. Devrait aussi être entamée la mise en œuvre de l'enregistrement des procès-verbaux du Conseil Général, des conclusions des Chapitres Généraux et des Inventaires des Archives.
Pour les années 2006-2007 enfin, il s'agira d'achever le travail de photographie des diaires et leur transfert sur microfilm, mais aussi de procéder à la correction et mise en Bases de données coordonnées des Inventaires, Rapports annuels, procès-verbaux du CG et des conclusions des Chapitres Généraux.
Les Archives de la Société seront alors mises à la disposition des lecteurs, mais à des niveaux différents. Une partie sera accessible au grand public par Internet. Une autre ne sera accessible qu'aux confrères sur Intranet et une petite partie plus confidentielle sera réservée à quelques membres de la Société.
Un vrai travail de Bénédictin, faut-il le préciser !
Georges Jacques
Assistant Général
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